Ha egy vállalkozást hivatalos forrásból szeretnénk megismerni, akkor a cégjegyzék alapján tudjuk ezt a legkönnyebben megtenni. Különböző dokumentum típusok állnak rendelkezésünkre, melyek a cégjegyzék bizonyos adatait tartalmazzák. A legnépszerűbb dokumentum típus a cégkivonat, de vannak olyan esetek, amikor a cégmásolat jobb választásnak bizonyul.

A cégkivonat a legnépszerűbb cégjegyzékes dokumentum, mivel cégkivonatot kell benyújtani vagy bemutatni szinte minden céges ügyintézés során. A cégkivonat tartalmazza többek között a cégjegyzékben szereplő cégnevet, székhelyet, telephelyeket, cégjegyzék- és adószámot, a vállalkozás tevékenységi körét stb. Ezek az információk a cégkivonatban mindig a dokumentum kiállításának pillanatában hatályos információkat jelentik. Ezért fontos, hogy hiteles vagy közhiteles cégkivonatot igényeljünk mindig, mert ezeket az igénylés pillanatában állítják ki.

A cégmásolat is tartalmazza ugyanezeket az információkat, abban jobb viszont a cégkivonat, hogy nem csak a kiállítás pillanatában aktuális információkat tartalmazza, hanem minden olyat is, ami a cégjegyzékben korábban szerepelt, de törölve lett. Egy cégmásolattal tehát egy vállalkozás teljes történetét le lehet kérdezni. Hivatalos ügyintézéseknél nem kell az egész történetet alátámasztani, elég azt bizonyítani, hogy az adott ügyintézés idején mindennek megfelel egy vállalkozás, ezért kell a cégkivonat ilyen esetekben. Ha viszont pl. partneri kapcsolat kialakítása előtt állunk, akkor szükség lehet a cél múltjának ismeretére is.